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會務管理培訓課件

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會務管理培訓課件

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這是會務管理培訓課件下載,主要介紹了會議概述;會務工作流程;會務工作具體內容;常用會議的組織程序;會見與會談;技能訓練,歡迎點擊下載。

1 會議概述 2 會務工作流程 3 會務工作具體內容 4 常用會議的組織程序 5 會見與會談 6 技能訓練 教 學 目 的 通過本模塊的學習,了解會務工作的基本內容及工作程序,學會擬定會議方案,掌握會議組織工作的環節和會務工作中的文書工作。 教學重點與難點 1、教學重點 會議籌備工作; 會議方案的制作; 會見與會談的操作程序與方法; 案例分析。 2、教學難點 會議方案的制作; 會場的布置; 案例分析; 技能訓練。 案例分析:請柬發出之后 某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會,發了請柬邀請有關部門的領導光臨,在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。 接到請柬的幾位部門領導很積極,提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子,經詢問禮堂負責人才知道,今天上午禮堂開報告會,某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙,個個都很生氣,改地點了為什么不重新通知? 一氣之下,都回家去了。 事后,會議主辦機關的領導才解釋說,因秘書人員工作粗心, 在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系,一廂情愿地認為不會有問題,便把會議地點寫在請柬上,等開會的前一天下午去聯系,才知得禮堂早已租給別的單位用了,只好臨時改換會議地點。但由于邀請單位和人員較多,來不及一一通知,結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉,但造成的不良影響也難以消除。 這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢? 前 言 會議概論 一、會議的涵義 會議是“由有關組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會”。 二、辦會的涵義 辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責之一。具體包括起草并分發會議文件、會場布置、會務接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進展和會后貫徹工作等等。 第一節 會議的特點作用與種類 一、會議的主要特點 1、集體性; 2、程序性; 3、公開性; 4、規范性。 二、會議的作用 1、會議體現了民主。 2、會議交流了信息。 3、會議統一了集體認識和行為。 4、會議促進了和諧和團結。 三、會議的種類 1.按規模分: 特大型(萬人以上)、大型(上千人)、 中型(數百人上下)、小型(數十人或數人)。 2.按性質分: 法定性、決策性、專業性、動員性、紀念性、 外事性 、專題性、綜合性。 3、按時間分: 定期和非定期。 4、按出席對象分: 聯席會、內部會、代表會、群眾會. 5、按召開方式分: 電話會、電視會、廣播會、網絡會。 6、公司常見會議類型: 經理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、 客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業務洽談會.新產品新聞發布會、 聯誼會、表彰會。 四、會議的要素 1、形式要素:名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。 2、內容要素:指導思想、議題、目的、任務、作用。 3、程序要素:會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。 4、財務要素:會議經費、會議設備、會議服務設施。 大家談 你參加過一些什么樣的會議?你是否喜歡這些會議?為什么? 第二節 會議秘書工作的基本任務 一、組織的工作 1、協助領導確定會議議題; 2、根據議題安排議程、日程; 3、發會議通知,負責會議報到; 4、對與會人員進行編組; 5、布置會場,安排座次; 6、印發會議證件(出席證、列席證、工作證等); 7、負責會議簽到; 8、會中組織和協調; 9、會場其他組織和管理; 10、會外的聯絡和協調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯系和組織)。 11、會議的結束收尾工作。 二、文書工作 1、會議文書的起草; 2、會議文書編寫; 3、會議文書印發及管理。 三、生活管理工作 1、與會人員的食宿管理; 2、會議的財務管理; 3、會議的交通保障; 4、會議的文化活動; 5、與會人員的醫療保健。 四、安全保衛工作 1、會議的保密工作; 2、會議的警衛工作; 3、會場內外的安全保衛工作。 會務工作流程圖(會前) 會務工作流程圖(會中) 會務工作流程圖(會后) 第三節 會務工作的 具體內容 一、指導會務工作的原則 1、準備充分; 2、組織嚴密; 3、服務周到; 4、確保安全。 二、會前準備工作 1、 確定會議主題與議題 確定主題的主要方法:一是要有切實的依據;二是必須要結合本單位的實際;三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。 2、確定會議名稱 會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據會議的議題或主題來確定。 3、確定會議規模與規格 確定會議規模與規格的依據是會議的內容或主題。同時本著精簡效能的原則。 會議的規模有大型、中型、小型。 會議的規格有高檔次、中檔次和低檔次。 4、確定會議時間、會期 會議的最佳時間,要考慮主要領導是否 能出席,確定會期的長短應與會議內容緊密聯系。 5、 確定會議所需用品和設備 (1).必備用品是指各類會議都需要的用品和設備,包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。 (2)特殊用品是指一些特殊類型的會議,例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。 6、建立會議組織機構 會務組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛組。 7、確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關人員。應根據會議的性質、議題、任務來確定與會人員。 8、確定會議地點 要根據會議的規模、規格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環境等因素。 9、安排會議議程與日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排,并冠以序號將其清晰地表達出來。 會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。 某公司銷售會議議程表 1、推選銷售部經理的人選。 2、年度銷售活動的總結。 3、有關銷售問題的發言。 4、下年度銷售目標。 5、銷售人員的招聘和重組。 某股份有限責任公司股東大會日程安排 10、制發會議通知 會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。 會議通知的發送形式有正式通知和非正式通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 11、制作會議證件 代表證 出席證 會議正式證件 列席證 來賓證 會議證件 旁聽證 工作證 會議工作證件 記者證 出入證 會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片,加蓋印章。 12、準備會議文件資料 主要有議程表和日程表、會場座位分區表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。 13、安排食住行 ⑴會議飲食管理本著“衛生第一、保證營養、適合口味、方便節約”的原則,做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作. ⑵會議住宿安排,根據實際情況,按照規定標準,盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 ⑶安排好會議用車,為會議提供完備的交通服務。 14、制定會議預算方案 文件資料費 、郵電通訊費、會議設備和用品費、 會議場所租用費 、會議辦公費 、宣傳交際費 、 食宿費、 交通費、其他費用。 15、布置會場 (1)會場的風格特點 莊嚴、肅穆、輕松、簡潔。 喜慶、儒雅、簡單、樸素。 (2)會場的類型及布局 ①小型會議室。 橢圓形、回字形、 T 字形、“馬蹄”型、長方形。 ② 中型會議室。 “而”字型、半圓型、課堂型。 ③ 大型會議室。 禮堂型、眾星拱月型。 (3)會場的布置 ① 主席臺 主席臺的布置一是對稱;二是要簡化。 主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中,然后先左后右,由前至后的順序依次排列。 ② 場內其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。 主席臺坐次 禮堂型 教室型會場 ③會場內外的布置: 會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。 會標 16、檢查會場 (1) 方式 一種是聽取會議籌備人的匯報,一種是現場檢查。 (2)檢查的內容 A.文件的材料準備情況。 B.會場布置情況。 C.會議保衛工作情況。 D.其他內容。 問題討論 1、會議議程與日程的區別。 2、簡述擬訂會議議程與日程表的方法。 3、選擇會議地點應綜合考慮哪些因素? 4、應如何做好會場的布置工作? 5、怎樣制定會議籌備方案? 6、怎樣發放會議通知? 7、怎樣才能做好會議的食宿工作? 8、會前檢查工作包括哪些內容? 三、會中服務工作 1、報到及接待工作 (1)與會人員的接送; (2)會議交通工具的安排; (3)與會人員返回時,車、船和飛機票的預訂及購買; (4)會議文娛活動的安排和組織; (5)其他屬于招待方面的工作。 2、組織簽到 (1)秘書人員代簽到。 (2)簿式簽到。 (3)電子計算機簽到。 3、做好會議記錄 (1)會議記錄的格式 : 記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 ①記錄頭: 會議名稱; 會議時間; 會議地點; 會議主席(主持人); 會議出席、列席和缺席情況; 會議記錄人、會議主要議題。 ②記錄主體 與會者的發言。議定事項。 ③記錄尾部 散會。主持人、記錄人簽字。 (2)會議記錄的要求 準確、完整、簡潔、明確。 (3)會議記錄的重點 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動; 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解; 權威人士或代表人物的言論; 會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論; 會議已議決的或議而未決的事項; 對會議產生較大影響的其他言論或活動。 (4)會議記錄方法 ①記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定,重要聲明、修正案內容、結論全記下來, 其他的可簡要記錄. ②漏記的內容先作記號,然后對照錄音帶修改,或請發言者重復。 ③與會者提的意見、建議,要記人名。 (5)會議記錄的修改 ①定稿打印前,請主席簽字批準。 ②與會者指出錯誤,主席或秘書可改。 ③會議記錄一經簽名,不能再改動。 4、確保會議期間信息的溝通 (1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作. ①秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑,全面搜集信息。 ②深入會議,掌握第一手資料。 ③注重對會議信息加工提煉,方便各方利用。 ④注重實效,并收集反饋信息。 ⑵會議期間的對外宣傳 ①妥善處理與新聞媒體的關系。 ②注意內外有別,嚴守單位秘密。 ③選擇宣傳內容應堅持對象、效果、 時效、費用的原則。 ④收集媒體對會議的報道提供給領導. ⑤為領導召開記者招待會提供資料。 5、編發會議簡報 (1)類型 綜合型、專題型、實錄型。 (2)格式 報頭、報核、報尾。 (3)要求 簡練、快捷、準確。 6、值班保衛工作 (1)值班工作 秘書人員要堅守值班崗位,以保證會議順利結束,并隨時應付各種突發事件。 (2)保衛工作 ①重要與會者人身安全保衛 ②重要文件的保衛 ③會場和駐地的保衛 ④會議設備的保衛 ⑤與會者貴重物品的保衛 7、會議保密工作 ⑴會前保密工作 ①涉及秘密的會議,嚴格確定出席、列席人員及會議服務人員。 ②召開比較大型的或秘密性較強的會議,秘書部 門要與保衛、保密部門取得聯系,共同采取保密措施。 ③根據實際需要,確定會議印發的文件及其數量,文件要標明密級,統一編號,按照規定的范圍印發。 ④選擇會址要注意保密,會前對會場環境及會場設施包括擴音、錄音設施、電話進行防竊密、泄密檢測。 ⑵會中保密工作 ①加強保密教育。 ②加強文件管理。 ③加強重要涉密會議管理。 ⑶會后保密工作 ①做好保密文件的回收工作。 ②秘密文件通過機要通信部門遞送。 ③對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。 8、會議的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (2)做好迎送交通工作。 (3)做好會議車輛管理工作。 (4)做好財務管理工作。 (5)安排好會議的文化生活。 (6)做好會議醫療衛生工作。 問題討論 1、會議記錄的內容有哪些? 2、如何做好會議記錄? 3、如何做好會議期間的信息溝通? 4、會議期間值班、保衛工作有哪些內容? 5、會議后勤保障工作包括哪些? 四、會后整理工作 1、安排與會人員離會 2、撰寫會議紀要 3、會議的宣傳報道 4、會議文書的立卷歸檔 5、會議總結工作 6、會后催辦和反饋工作 相關知識 發通知應注意的事項 一般的會議只發一次正式通知,有些會議需要發預備性通知,然后再發正式通知,其常用于與會人需做大量會前準備工作,如:準備發言材料或方案的會議; 對于一些區域性、全國性乃至國際性會議,需要安排與會人員食宿和回程的,還要在發送會議通知的同時附上會議通知回執,以便會務人員安排接站和訂購車、機票; 發會議邀請函和請柬的方法,與發送會議通知基本相同。 第四節 常用會議的組織程序 一、行政辦公會議 是各級領導為研究和處理日常工作、協調矛盾而召開的會議,在企業中也稱領導(廠長)辦公會。 議題安排→發送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀要→議定事項的貫徹執行 →搜集信息,進行反饋 二、 職工代表大會 職工代表大會是企事業單位依據《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。 其組織程序如下: 1.籌備會議 確定大會議題→ 做好宣傳發動工作 →征集和處理提案 →準備會議文件→ 準備會議文件 2.預備會議 (1)由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。 (2)醞釀大會主席團人選,民主選舉主席團成員。 (3)確定大會議程,主席團審議通過大會議程,然后向 全體職工代表宣布。 (4)醞釀職工代表大會專門小組的設置及組成人選名單. (5)聽取代表資格審查小組關于代表資格的審查報告。 3.召開會議 (1)聽取主要行政領導工作報告,組織討論,提出意見,在修改和補充的基礎上,大會通過。 (2)聽取各專門小組的報告。 (3)民主評議行政領導。 (4)選舉通過各專門小組人員名單。 (5)討論職工代表大會自身建議的有關規定和制度。 (6)通過大會決議。 4.會后整理及大會決議事項的落實 (1)整理現場,歡送代表離會。 (2)整理會議文件,搞好立卷歸檔。 (3)落實大會決定協議,督辦落實情況。 第五節 會見與會談 一、會見與會談準備 1、收集對方的相關資料 ①對方求見的目的 ②對方的求見對象 ③對方相關社會背景,如習俗、禁忌、禮儀等特征 ④對方參加會見的人數、姓名、職務等。 ⑤主要求見人的詳細資料 2、 通知主方參加會見和會談的人員 ①通知主方接見人 ②通知主方陪同人員 ③通知主談人 ④通知其他會談人員 3、了解會見與會談的地點和時間 (1)會見的地點和時間 會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室,也可在客人的住所進行。 會見的時間根據會見的性質來定。 (2)會談的地點和時間 會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。 會談的時間安排應先征求對方的意見。 4、通知對方 會見與會談的名單、地點、時間一旦確定,應及時通知對方。 了解客人抵達方式,以便告知主方的接送方式及接送人員。 如果是重要的會見和會談,事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商,確定會見、會談的具體日程。 5、場所的布置及座位安排 (1)場所的布置 會見場所應準備足夠的桌椅、沙發、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱,應保證干凈、清潔、大方。 會談桌上有時需放置雙方標志旗幟(如果是涉外談判,應擺放兩國國旗),現場可放置雙方主要人員座位卡,以便與會者對號入座。 (2)會見與會談的座次安排 ①會見的座次安排 會見時應遵循“主左客右”的原則,即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應有譯員。如下圖所示: ②會談的座次安排 雙方會談一般將談判桌排成長方形,雙方各坐一邊,主方位于背門一側如圖(一),或進門后的左側如圖(二),雙方主談人位于各方長排中央,其他人員按右高左低排列。 桌上應放置中文座位卡,涉外會談,要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。 多邊會談的座位可擺成圓形或方形。 課堂討論 一天下午,天地公司要與外地某企業舉行會談,會上欲就雙方技術合作事項達成協議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準備工作。但就在這天臨近中午時,初萌發現有關質量監督管理方面的資料沒有準備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了,可會談也開始了,初萌只好提心吊膽地等待會談結果。會談開始后,雙方就事先準備好的協議草案展開了充分的討論。最后,外地某企業代表提出了質量監督管理方面的問題,因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。然而,由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料,無法給對方以滿意的答復,會議沒有做出任何決定,只得暫時休會。 為什么會談沒有取得結果?秘書能否采取一些應急措施? 相關知識 會見 會見,國際上一般稱接見或拜會,凡身份較高的人士會見身份較低者,或是主人會見客人,一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者,或是客人會見主人,一般稱為拜會或拜見。拜見君主,又稱謁見、覲見。我國不作上述區分,一律統稱會見,接見和拜見后的回訪稱回拜。 會見分為禮節性、事務性和政治性三種。企業常用的會見主要是社交上的禮節性會見和涉及業務商談、經貿洽談等內容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。 相關知識 會談 會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題,以及其他共同關心的問題交換意見,會談也可以指洽談業務,即就具體業務進行談判、會商。 會談的內容較為正式,專業性較強,在企業中主要指商務談判和業務會商。 相關知識 會見、會談的區別 1、內容不同:會見的內容禮節性、事務性較強,會談的內容經濟性、利益性較強。 2、功能不同:會見主要是為了加強雙方的關系,處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見,為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。 會見與會談的基本程序 合影圖 技能訓練 【訓練目標】通過訓練,學生應熟悉會議組織的工作環節,掌握會議籌備方案制作要領。 一、案例分析 案例1: 一次重要的報告會,辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無,線話筒和錄音機磁帶安放好以后,還事先調試了一番,覺得效果不錯,開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后,主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機,前幾分鐘聽起來還不錯,但越聽越不清晰了,到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來,小劉應怎樣總結教訓呢? 案例2: 一次重要的國際會議,十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽,在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排,結果在這一重要國際會議的“全家福’’中,競找不到這兩位女性領導人的影像,引起兩國輿論的指責。 從此案例中說明會議組織應注意哪些問題? 案例3: 某校召開一次表彰大會,對全校七八個先進集體,數十名先進個人,頒發錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后,有幾名同學當即發現獎狀上的名字不對,轉頭向領導更換和相互交換,一時間領獎臺上競亂糟槽。 以上三個案例中的問題都是由會議組織中的細節所致。分析案例中的問題 所在,并談談對于會議活動的細節安排應注意哪些問題。 二、觀察并制作 觀察你見到的辦公會、研討會、論證會、茶話會、洽談會等,注意會場布置的特點,畫出三種不同類型的會議的布置圖,并注明會議所有參與者的座位安排。 三、參考會議組織籌備的預案要求 為某企業的一次年終總結暨表彰大會擬出會議籌備方案。 問題討論 1.怎樣做好會見的準備工作? 2.會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3.什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作? 祝學習進步!

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